Core

Situasi saat ada puluhan chat pelanggan masuk bersamaan memang kerap dialami oleh pelaku usaha. Untungnya, kini Anda tidak perlu khawatir lagi karena WhatsApp Business menyediakan fitur pesan otomatis yang dapat menjawab kebutuhan tersebut. Cara membuat pesan otomatis di WA Bisnis juga sangat mudah.

Dengan memahami caranya, Anda bisa memastikan setiap chat yang masuk tetap mendapatkan respons instan, bahkan saat Anda sedang tidak memegang ponsel. Fitur ini sangat membantu pelaku usaha, baik skala kecil maupun menengah, untuk menjaga profesionalisme sekaligus efisiensi waktu dalam melayani pelanggan.

Apa Itu Pesan Otomatis di WA Bisnis?

Pesan otomatis di WA Bisnis adalah fitur yang memungkinkan Anda mengirimkan balasan secara instan kepada pelanggan tanpa perlu mengetik manual setiap kali ada chat masuk.

Fitur ini dirancang khusus pada aplikasi WhatsApp Business untuk membantu pelaku usaha tetap terhubung dengan pelanggan, baik pada jam operasional maupun di luar jam kerja.

Melalui pesan otomatis, Anda dapat menyampaikan informasi penting, seperti sapaan awal, pemberitahuan jam operasional, hingga jawaban atas pertanyaan yang sering diajukan pelanggan.

Jenis-Jenis Pesan Otomatis di WA Bisnis

Secara umum, ada tiga jenis pesan otomatis di WA Bisnis. Berikut adalah penjelasannya.

  • Greeting Message: Pesan sapaan otomatis yang dikirim saat pelanggan baru pertama kali menghubungi Anda atau setelah tidak ada interaksi dalam kurun waktu tertentu.
  • Away Message: Pesan otomatis yang aktif di luar jam operasional bisnis untuk memberi tahu pelanggan bahwa Anda akan segera merespons.
  • Quick Reply: Template pesan yang dapat Anda kirim dengan cepat menggunakan pintasan tertentu untuk menjawab pertanyaan yang sering muncul.

Cara Membuat Pesan Otomatis di WA Bisnis

Di bawah ini adalah tiga cara membuat pesan otomatis di WA Bisnis dengan mudah yang bisa Anda ikuti.

1. Cara Membuat Greeting Message di WA Bisnis

Cara membuat greeting message di WA Bisnis sangatlah mudah. Anda bisa mengikuti panduan berikut.

  1. Buka aplikasi WhatsApp Business di ponsel Anda.
  2. Ketuk ikon titik tiga di pojok kanan atas layar, lalu pilih Fitur Bisnis atau Alat Bisnis.
  3. Pilih menu Pesan Salam (Greeting Message).
  4. Aktifkan toggle "Kirim Pesan Salam" agar fitur ini berfungsi.
  5. Ketuk ikon pensil untuk mengedit isi pesan sesuai kebutuhan bisnis Anda.
  6. Tentukan penerima pesan pada bagian Recipients, misalnya semua orang atau hanya kontak yang belum tersimpan.
  7. Simpan pengaturan dengan mengetuk tombol Simpan di pojok kanan atas.
  8. Setelah pengaturan tersimpan, nantinya setiap pelanggan baru yang menghubungi Anda otomatis menerima pesan sapaan sesuai teks yang dibuat.

2. Cara Mengatur Away Message di WA Bisnis

Cara membuat pesan otomatis di WA Bisnis ini bisa dicoba jika ingin memberi pesan kepada pelanggan yang menghubungi kontak bisnis Anda di luar jam kerja. Berikut adalah langkah lengkapnya.

  1. Buka WhatsApp Business, lalu masuk ke menu Fitur Bisnis.
  2. Pilih Pesan di Luar Jam Kerja (Away Message).
  3. Aktifkan toggle untuk mengirim pesan otomatis.
  4. Tulis isi pesan, misalnya informasi jam operasional dan estimasi waktu respons.
  5. Atur jadwal pengiriman, terdapat tiga pilihan, yaitu Selalu Kirim, Jadwal Khusus, atau Di Luar Jam Kerja.
  6. Tentukan penerima pesan sesuai kebutuhan, misalnya semua kontak atau kontak tertentu saja.
  7. Simpan pengaturan agar fitur langsung aktif.

Namun, perlu diperhatikan bahwa sebelum mengaktifkan pesan ini berdasarkan jam operasional, Anda perlu mengatur jam kerja bisnis pada menu Profil Bisnis terlebih dahulu. Dengan begitu, jadwal pengiriman pesan dapat berjalan lancar.

3. Cara Membuat Quick Reply di WA Bisnis

Adapun untuk Anda yang ingin membuat quick reply di WA Bisnis, berikut adalah langkah-langkahnya.

  1. Buka WhatsApp Business, lalu masuk ke menu Fitur Bisnis.
  2. Pilih Balas Cepat (Quick Replies).
  3. Ketuk ikon tambah (+) untuk membuat pesan baru.
  4. Tulis isi pesan pada kolom Pesan sesuai kebutuhan, misalnya jawaban untuk pertanyaan seputar harga atau alamat toko.
  5. Buat pintasan pada kolom Pintasan, misalnya "/harga" atau "/alamat".
  6. Simpan pengaturan dengan menekan tombol Simpan.

Setelah tersimpan, Anda cukup mengetik tanda garis miring (/) diikuti pintasan yang telah dibuat pada kolom chat untuk langsung memunculkan pesan tersebut.

Perlu diketahui, WhatsApp Business standar mengizinkan Anda membuat hingga 50 quick reply sekaligus, sehingga Anda dapat menyiapkan berbagai template sesuai kebutuhan layanan pelanggan.

Tips Membuat Pesan Otomatis yang Efektif

Agar pesan otomatis yang dibuat semakin efektif, Anda bisa melakukan beberapa tips berikut.

  • Gunakan bahasa yang sederhana dan ramah agar pesan terasa personal, bukan kaku seperti robot.
  • Sertakan Call to Action (CTA) yang jelas, misalnya mengarahkan pelanggan untuk melihat katalog produk.
  • Buat pesan singkat dan langsung ke inti, sehingga informasi mudah dipahami pelanggan.
  • Tambahkan estimasi waktu respons, misalnya "akan kami balas dalam 1x24 jam" agar pelanggan tahu harus menunggu berapa lama.
  • Sesuaikan tone pesan dengan citra bisnis Anda, apakah formal, santai, atau profesional.
  • Lakukan uji coba sebelum digunakan secara resmi, dengan mengirim pesan ke akun bisnis Anda sendiri seperti pelanggan pada umumnya.

Tingkatkan Layanan Usaha Anda di WA Bisnis dengan Konektivitas Ultra 5G+ dari XL PRIORITAS

Menerapkan cara membuat pesan otomatis di WA Bisnis merupakan langkah penting bagi setiap pelaku usaha yang ingin menjaga kualitas layanan pelanggan tetap konsisten.

Melalui tiga fitur utama, yaitu greeting message, away message, dan quick reply, Anda bisa memastikan setiap chat yang masuk tetap mendapatkan respons cepat, baik saat jam operasional maupun di luar jam kerja.

Dengan pengaturan yang tepat serta isi pesan yang ramah dan informatif, bisnis Anda akan terlihat lebih profesional sekaligus mampu membangun kepercayaan pelanggan dalam jangka panjang.

Kelancaran komunikasi dengan pelanggan tentu sangat bergantung pada kualitas jaringan internet yang Anda gunakan setiap hari. Untuk mendukung operasional bisnis yang mengandalkan WhatsApp Business secara intensif, XL PRIORITAS menghadirkan Paket Ultra 5G+ Max yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan komunikasi tanpa batas.

Dengan kecepatan jaringan 5G serta kuota unlimited yang mendukung aktivitas chat, panggilan, hingga pengiriman file ke pelanggan, Anda tidak perlu lagi khawatir kehilangan momen penting akibat koneksi yang lambat.