cara menggunakan microsoft teams
Source: Unsplash

Microsoft Teams merupakan platform yang banyak dipakai perusahaan untuk menjembatani kolaborasi dan meningkatkan produktivitas karyawan, terutama dalam lingkungan kerja jarak jauh. Bagi pekerja masa kini, menguasai cara kerja tools tersebut tentu esensial agar dapat mengikuti workflow dengan baik. Akan tetapi, tidak jarang pekerja yang belum tahu cara menggunakan Microsoft Teams.

Jika Anda tertarik bekerja dengan Microsoft Teams tetapi masih awam dalam memaksimalkan fitur-fitur di dalamnya, jangan khawatir. Tulisan ini akan membahas dengan detail tutorial menggunakan Microsoft Teams yang mudah dipraktikkan oleh pemula. Oleh karena itu, simak baik-baik ulasannya, ya!

Apa Itu Microsoft Teams?

Sebelum masuk ke pembahasan utama, ada baiknya Anda kenal lebih dalam dengan aplikasi yang dikembangkan oleh Microsoft ini. Microsoft Teams adalah aplikasi all-in-one yang memungkinkan penggunanya berkolaborasi dan berkomunikasi secara daring (online).

Untuk menunjang kebutuhan tersebut, Microsoft Teams dibekali berbagai macam fitur dan layanan penting, seperti chat, channel, rapat virtual, anotasi kolaboratif, penyimpanan berkas berbasis cloud, dan integrasi dengan Microsoft 365. Pekerjaan pun dapat dituntaskan dengan lebih efisien karena semua fiturnya dapat diakses dan dikelola secara terpusat, dalam satu ruang kerja yang aman.

Microsoft Teams dirancang untuk berbagai keperluan, mulai dari bisnis, institusi pendidikan, hingga personal. Bisnis mengandalkan perangkat ini untuk membantu timnya bekerja lebih efektif, khususnya dalam sistem hybrid atau jarak jauh.

Sementara sekolah dan universitas juga memanfaatkannya untuk memfasilitasi pembelajaran online, berbagi materi kelas, penugasan, dan ruang diskusi antara guru dan siswa. Adapun pengguna individu dapat memakainya secara gratis untuk berkomunikasi dengan kontak mereka.

Persiapan Awal Menggunakan Microsoft Teams

Untuk dapat menikmati fasilitas yang ditawarkan Microsoft Teams, ada beberapa hal yang tidak boleh Anda lewati. Anda tentu perlu mengetahui cara mengunduh dan menginstal serta masuk aplikasi ini terlebih dahulu. Berikut ini panduan praktisnya.

1. Cara Mengunduh dan Menginstal Microsoft Teams

Jika Anda ingin menggunakan Microsoft Teams melalui laptop atau komputer, ikuti langkah-langkah di bawah ini.

  1. Kunjungi situs resmi teams.microsoft.com/downloads di peramban atau browser Anda.
  2. Klik opsi "Unduh untuk desktop" atau "Unduh Teams" untuk mendapatkan file penginstal.
  3. Setelah terunduh, cari dan jalankan file penginstal tersebut.
  4. Ikuti instruksi dilayar untuk menyelesaikan proses instalasi.
  5. Jika sudah terpasang, Anda bisa langsung masuk menggunakan akun Microsoft Anda.

Adapun, apabila Anda hendak memakai Microsoft Teams di ponsel, lakukan langkah-langkah di bawah ini.

  1. Buka aplikasi Google Play Store atau App Store di ponsel Anda.
  2. Cari aplikasi Microsoft Teams di bilah pencarian.
  3. Ketuk tombol instal untuk mengunduh dan memasang aplikasi.
  4. Setalah proses selesai, buka aplikasinya dan masuk dengan akun Microsoft Anda.

2. Cara Masuk ke Microsoft Teams

Setelah berhasil mengunduh dan menginstal Microsoft Teams, langkah selanjutnya adalah masuk atau login dengan akun Microsoft. Berikut ini caranya.

  1. Buka aplikasi Microsoft Teams yang sudah terinstal di perangkat Anda.
  2. Masukkan informasi akun, seperti alamat email dan nomor telepon yang terhubung dengan akun Microsoft Anda.
  3. Masukkan kata sandi atau kode verifikasi yang dikirimkan ke email Anda.
  4. Setelah berhasil masuk, Anda sudah bisa menjelajahi Microsoft Teams.

Cara Menggunakan Microsoft Teams

Jika Andah sudah masuk, Anda sudah siap menggunakan Microsoft Teams untuk berbagai kebutuhan, mulai dari mengirim chat sampai mengadakan meeting. Pelajari selengkapnya dengan mempraktikkan kiat-kiatnya di bawah ini.

1. Membuat Tim dan Channel

Untuk membuat tim dan channel, simak poin-poin berikut ini.

  1. Buka aplikasi Microsoft Teams, pilih tab "Obrolan" atau "Saluran" jika menggunakan tampilan terpisah.
  2. Klik "Item baru" di atas daftar chat dan channel Anda.
  3. Pilih "Tim baru" untuk mulai membuat tim baru dari awal.
  4. Buat nama tim yang diinginkan dan deskripsi opsional.
  5. Atur jenis privasi tim Anda. Pilih Privat untuk akses ke anggota terbatas. Pilih Publik untuk akses ke siapa saja.
  6. Saat tim dibuat, otomatis akan dibuat juga channel pertama. Beri nama dan tambahkan deskripsi untuk channel Anda.
  7. Setelah selesai, pilih "Buat".

2. Mengirim Chat

Untuk mengirim pesan atau chat ke peserta lain, coba lakukan hal ini.

  1. Pilih "Pesan baru" yang terletak di bagian atas aplikasi.
  2. Ketik nama di dalam kotak "Kepada" di bagian atas obrolan baru Anda.
  3. Tulis pesan Anda di dalam kotak di bagian bawah obrolan.
  4. Jika sudah selesai, klik "Kirim".

3. Mengadakan dan Bergabung ke Meeting

Untuk mengadakan meeting secara instan, berikut ini tahapan ringkas yang bisa Anda coba.

  1. Klik "Kalender" di panel sebelah kiri.
  2. Pilih "Rapat sekarang".
  3. Tambahkan judul rapat.
  4. Pilih sumber audio dan video.
  5. Tekan "Gabung sekarang".

Sementara jika Anda ingin bergabung ke meeting yang telah dijadwalkan, terapkan langkah-langkah di bawah ini.

  1. Buka undangan rapat yang telah dikirim di email atau kalender Anda.
  2. Klik "Bergabung".

4. Berbagi File

Untuk berbagi file dengan peserta lain, ikuti tutorial di bawah ini.

  1. Pilih opsi "Obrolan".
  2. Buka ruang obrolan yang ingin Anda tuju.
  3. Dalam kotak tulis, klik ikon plus lalu lampirkan file.
  4. Cari dan pilih file lalu tambahkan pesan jika diperlukan.
  5. Tekan "Kirim".

5. Membuat Dokumen Kolaborasi

Untuk berkolaborasi membuat dokumen dengan tim, lakukan langkah-langkah berikut ini.

  1. Buka OneDrive dan cari file yang ingin Anda bagikan.
  2. Pilih "Bagikan" dan tentukan nama, grup, atau email yang hendak diberi akses untuk berkolaborasi dengan Anda.
  3. Pilih opsi "Pengaturan berbagi" dan atur izin berbagi file Anda. Pilih antara "Bisa mengedit", "Bisa meninjau", atau "Bisa menampilkan".
  4. Klik "Terapkan" untuk menyimpang perubahan.
  5. Terakhir, ketuk "Kirim.

6. Menggunakan Kalender dan Menjadwalkan Meeting

Untuk membuat pekerjaan lebih tertata, gunakan fitur jadwalkan meeting melalui kalender. Berikut ini caranya.

  1. Klik "Kalender" di menu sebelah kiri.
  2. Pilih opsi "Rapat baru".
  3. Buat judul rapat, tentukan tanggal dan waktu, dan tambahkan peserta.
  4. Bila ingin menggunakan video, pilih "Video".
  5. Jika ingin menggunakan audio, pilih sumber audio.
  6. Tekan "Simpan".

Tingkatkan Produktivitas dengan Paket Internet Tanpa Batas dari XL PRIORITAS

Demikian ulasan lengkap cara menggunakan Microsoft Teams, mulai dari mengirim chat sampai menjadwalkan meeting. Dengan aplikasi ini, bekerja dan belajar bisa jauh lebih ringan dan menyenangkan, apalagi kalau didukung koneksi internet yang stabil dan kencang dari paket unlimited XL PRIORITAS.

Selain memberikan akses ke jaringan prioritas 4.5G XL AXIATA, XL PRIORITAS hadir dengan beragam paket istimewa dengan kuota besar yang bisa Anda dapatkan hanya dengan Rp70.000-an saja. Nikmati pula bonus kuota up to 210 GB khusus pengguna eSIM, plus gratis nomor cantik atau kustom digit favorit senilai hingga Rp2 juta.

Jangan ketinggalan, aktifkan Prio Booster Bekerja & Belajar dan raih kuota tambahan sampai 50 GB untuk mengakses Microsoft Teams, Zoom, Ruangguru, dan masih banyak lagi. Dengan XL PRIORITAS, bekerja dan belajar jadi makin lancar dan tenang tanpa resah kehabisan data.

Yuk, download aplikasi myXL dan masukkan paket pilihan Anda ke dalam keranjang!